メールでの
個人情報の取得に関する義務
個人情報の取得について、個人情報取扱事業者は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはなりません。不正な手段とは、窃盗、詐欺、恐喝などをいいます。
取得に際して本人(個人情報によって識別される特定の個人)の同意を得る必要はありませんが、要配慮個人情報は別です。
取得の方法として、第三者から提供を受けるに際しては、個人情報取扱事業者は、当該第三者による取得の経緯を確認しなければなりません。
利用目的に関する義務
個人情報を取得する場合、個人情報取扱事業者は、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)に基づき、利用目的を特定した上で、契約書等で直接取得する場合は明示、それ以外は通知または公表をしなければなりません。｢事業の用に供する｣といった抽象的な利用目的では足りず、商品の発送、アフターサービス、新商品の情報提供など、できる限り具体的に特定しなければなりません。
利用目的についての通知の例として、▽本人確認をした上で面談や電話で口頭により伝達する、▽遠隔者には文書を郵送する、▽常時使用している電子メールアドレスにメールを送信するなどの方法があります。公表は、▽ウェブサイトでのアクセスが容易な場所へ掲載する、▽事業所の掲示板へ掲載する、▽パンフレットを配布するなどの方法があります。
一方、明示は、契約書やウェブサイトの画面に利用目的を明記することをいいます。直接書面に記載された個人情報のみに適用され、事前の明示が必要である点が、通知･公表と異なります。電話で商品の注文を受け付けたときに顧客の氏名や住所等を取得した際は、商品発送時に利用目的を記載した文書を同封すればよいでしょう。電話を録音する際には、ウェブサイトやパンフレットに利用目的を記載したり、架電時にアナウンスを流したりします。
個人情報の利用に関する義務
次に個人情報の利用について、個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはなりません。
同意の例として、同意書に署名押印する、同意する旨のメールを受信する、ウェブサイト上の同意欄ボタンをクリックする、同意する旨の音声を入力するなどの方法があります。
ただし、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲(一般人が通常予期できる範囲)で利用目的の変更をすることはでき、その場合は本人に通知または公表すれば足ります。
また、個人情報取扱事業者は、違法行為を営む第三者に個人情報を提供するなど、違法または不当な行為を助長する等の不適正な方法により個人情報を利用してはなりません。
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