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就業規則作成･変更リーガルサポートサービス
使用者が就業規則を作成するメリット
労働基準法は、常時10人以上の労働者を使用する企業に対し、就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務づけています。
｢我が社は10人未満だから関係ない｣と思われるかもしれません。しかし、労働基準法は、常時使用する労働者が10人未満であっても、使用者が、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示することを義務づけています。また、労働契約法は、労働契約の内容について書面により確認することを求めています。
そこで、就業規則は、労働時間や賃金はもちろんのこと、解雇の事由や懲戒に関する規定を設けておかなければなりません。規定がなければ、労働者を懲戒解雇することができなくなってしまいます。また、労働基準法には休職や復職に関する規定はないので、労働者がメンタルヘルス不調で休職をしたときに必要な条項を定めておく必要があります。労働者の傷病に関するものだけでも、規定する必要がある条項は、労働時間･残業、ハラスメントの禁止、配置転換、復職、退職が挙げられます。
ところで、就業規則は、内容が合理的であり、労働者への周知として労働契約書とともに就業規則を交付すれば、労働契約の内容になりますし、労働条件を明示したことになります。ですから、労働者が10人未満の企業でも就業規則を作成するメリットがあります。そのため、モデル書式を利用するだけでなく、社内の実情に応じてオーダーメイドするのが重要です。
一方、労働者からしても、就業規則を作成して労働契約の内容が明確であること、労働者の立場も考慮した就業規則が作成されていることは、安心して働くことにつながり、モチベーションが上昇するでしょう。全労働者へのヒアリングから始め、その意見を反映させた企業の中には、多くの休職者が復職し、自己都合退職が減少して、業績が向上したところもあります。労働者には健康な心身で能力を発揮してもらい、長く働いてもらうということでパフォーマンスが向上するのでしょう。職場は、労働者を競わせるだけの場ではなく、助け合う場でもあるので、労働者も参加して就業規則を作成、見直しをすることにより、｢健康で長く働きましょう｣というメッセージを出すことができます。
就業規則の作成･変更の過程において、労働条件や人事に関する条項に関し、労働者の意見を聴き取り、これを反映させることが、労働者の理解を得られ、その後の人事対応がスムーズになります。
このような観点から、労働者が10人未満の企業でも、就業規則を作成することにメリットがあります。
就業規則に定める事項
労働基準法は、就業規則において、①始業･終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、②賃金の計算･支払の方法、賃金の締切り･支払の時期、昇給、③退職、解雇の事由、④退職手当が適用される労働者の範囲、退職手当の計算･支払の方法、支払の時期、⑤臨時の賃金、最低賃金額、⑥食費、作業用品の負担、⑦安全衛生、⑧職業訓練、⑨災害補償、業務外の傷病扶助、⑩表彰および制裁の種類･程度などを定めることを規定しています。
- このうち①～③については、就業規則に必ず定めなければならない事項です。
就業規則の作成･変更の手続
労働基準法上、就業規則を作成･変更するには、労働者の過半数を組織する労働組合または労働者の過半数を代表する者の意見聴取をし、労働基準監督署への届出をした上で、労働者に周知しなければなりません。
労働者側の意見聴取については、同意またはそれに向けた協議までは必要がなく、意見を聞いて参考にすれば足ります。反対意見が出されてもその反対意見を記載した書面を労働基準監督署に届け出ればよいです。しかし、実際には反対意見の内容や理由を検討し、これを反映させるか、変更内容を十分に説明して理解を得ることが望ましいでしょう。
労働者に対する周知方法は、見やすい場所での掲示･備え付け、書面の交付、パソコンでの閲覧などがあります。懲戒解雇の根拠規定を労働者に周知させる手続が採られていなかった場合に、この就業規則の規定の効力を否定した最高裁判例があります。労働契約法においても、就業規則で定める労働条件が労働契約の内容になる要件とされているので、労働者への周知を確実に行いましょう。
就業規則の不利益変更の要件
労働契約は労働者と使用者が合意して成立します。そのため、労働契約の内容である労働条件を変更する際も合意が必要であり、特に就業規則を労働者の不利益に変更する場合は合意によらなければならないというのが労働契約法の原則です。
しかし、変更後の就業規則を労働者に周知させ、かつ、その内容が合理的なものであるときは、変更後の労働条件が労働契約の内容になります。ただし、労使が変更しないと合意していた労働条件については、就業規則の変更の効力が及びません。
労働契約法は、変更内容が合理的かどうかについて、①労働者の受ける不利益の程度、②労働条件の変更の必要性、③変更後の就業規則の内容の相当性、④労働組合等との交渉の状況等の事情を考慮すると定めています。これ以外に、最高裁判例では、代償措置その他関連する他の労働条件の改善状況、他の労働組合･従業員の対応、同種事項に関する我が国社会における一般的状況といった事情も考慮しています。
就業規則を変更して労働条件を不利益に変更する際には、全労働者に対し、業務上の必要性や内容の相当性を丁寧に説明することが肝要です。これらの事情が客観的に存在すれば変更の効力が肯定されます。そのため、使用者の説明に当たっては、確定している内容について文書で示した方がよいでしょう。
弁護士による就業規則作成･変更のお勧め
労働者が10人未満だから就業規則を作成していない、またモデル書式の就業規則しか作成していないということであれば、契約を熟知している弁護士が、企業の実情に応じて具体的に就業規則の作成･見直しをすることをお勧めします。
また、労使紛争を予防するための条項を盛り込んでおく必要があります。そのためには労使紛争の解決や予防を業務としている弁護士に依頼するのが望ましいです。
さらに、通り一遍の就業規則しか作成していないということであれば、労働者の健康を守るという観点から就業規則の見直しをしてはいかがでしょうか。例えば、残業が多い月があり、年次有給休暇の取得が進まない状況であるといった場合は、残業の削減と年次有給休暇の取得促進に向けた労務管理、業務の改善点について、現状の把握･分析をし、長時間労働防止対策の検討をする必要な就業規則の変更と労使協定の作成をすることが考えられます。
弁護士佐久間大輔は、病気による労災補償、休職･復職、解雇の事件などの労働問題に取り組み、就業規則を作成し、見直しをしてきました。就業規則等の変更を担当した主な企業は次のとおりです。
- 小売業(資本金:1億8000万円 従業員数:280人)
- レンタル業(資本金:1億円 従業員数:600人)
- 出版業(資本金:9000万円 従業員数:100人)
- 飲食業･製造小売業(資本金:3000万円 従業員数:250人)
- システム開発業(資本金:2000万円 従業員数:50人)
- 建設業(資本金:300万円 従業員数:20人)
弁護士佐久間大輔は、これまでの実績と経験を活かし、就業規則、関連規程および労使協定の作成･変更に関するコンサルティング(法的助言･提案)をします。
《就業規則作成･変更の流れ》
- 社内での問題点を検討いただき、これをリアリングをし、就業規則、関連規程および労使協定に関する課題を指摘します。
- 必要に応じて、労働者から聞き取りをします。
- 就業規則、関連規程および労使協定の修正案を検討し、解説します。
- 打ち合わせを重ねながら、社内の実情に応じた条文に修正していきます。
- 会社案が確定したら、労働者や労働組合への説明や意見聴取、同意取得に関する助言をします。
- 労働基準監督署への届出に関する助言をします。
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